Omistajan ajan vapautuspilotti
Vapauta aikaa johtamiseen – ilman että yrityksen arki jää omistajan varaan.
Rakennamme 4–6 viikossa yhdestä keskeisestä prosessista selkeämmän, delegoitavan ja mahdollisuuksien mukaan automatisoidun toimintamallin. Tavoitteena on vähentää omistajan tai toimitusjohtajan operatiivista kuormaa ja pitää toiminta samalla hallinnassa.
Omistajan ei pitäisi olla yrityksen tärkein pullonkaula
Kasvavassa yrityksessä omistajalle kertyy helposti tehtäviä, päätöksiä ja poikkeustilanteita, joita kukaan muu ei hoida. Päivät täyttyvät viesteistä, hyväksynnöistä, seurannasta ja keskeneräisten asioiden selvittämisestä, vaikka ajan pitäisi riittää myös johtamiseen ja liiketoiminnan kehittämiseen.
Kun vastuut, päätösoikeudet ja toimintatavat eivät ole riittävän selkeitä, delegointi ei kevennä työtä pysyvästi. Tehtävä saattaa siirtyä toiselle henkilölle, mutta seuranta, päätökset ja ongelmat palaavat edelleen omistajalle.
Pilotti sopii erityisesti omistajavetoiselle pk-yritykselle, kun:
-
omistajan tai toimitusjohtajan työpäivät täyttyvät operatiivisista tehtävistä;
-
samat kysymykset, hyväksynnät ja poikkeamat palaavat jatkuvasti johdolle;
-
tehtäviä on yritetty delegoida, mutta ne palautuvat takaisin omistajalle;
-
tieto on hajallaan sähköposteissa, viesteissä, muistiinpanoissa ja eri järjestelmissä;
-
käytössä olevia ohjelmistoja tai tekoälyä ei hyödynnetä järjestelmällisesti;
-
yrityksen kehittämiselle, myynnille tai johtamiselle ei jää riittävästi aikaa.
Mitä saat ajan vapautuspilotista?
1. Ajankäytön ja kuormituksen tilannekuva
Selvitämme, mihin omistajan tai toimitusjohtajan aika kuluu, mitkä tehtävät toistuvat ja missä kohdissa työ tai päätöksenteko pysähtyy yhden henkilön varaan.
2. Säilytä, delegoi, automatisoi tai lopeta
Jaamme valitut tehtävät neljään ryhmään ja sovimme, mitä omistajan kannattaa edelleen tehdä itse, mitä voidaan siirtää muille, mitä voidaan automatisoida ja mistä voidaan luopua.
3. Selkeät vastuut ja päätösoikeudet
Määrittelemme valittuun prosessiin omistajat, vastuut, päätösoikeudet ja tilanteet, joissa asia pitää edelleen nostaa johdon ratkaistavaksi.
4. Yksi uudistettu toimintaprosessi
Rakennamme yhdestä rajatusta prosessista käytännössä toimivan mallin. Se voi liittyä esimerkiksi myynnin seurantaan, asiakkuuksien johtamiseen, tehtävien delegointiin, kokousten jatkotoimiin, johdon raportointiin tai poikkeamien käsittelyyn.
5. Käyttöönotetut työkalut ja toimintatavat
Toteutamme osana sovittua kokonaisuutta 3–5 automaatiota tai dokumentoitua, toistettavaa toimintatapaa. Ratkaisu voi hyödyntää yrityksen nykyisiä järjestelmiä, monday.comia, ChatGPT:tä tai muita soveltuvia työkaluja.
6. Ohjeistus ja mitattava seuranta
Dokumentoimme toimintamallin, opastamme siihen osallistuvat henkilöt ja vertaamme sovittuja lähtö- ja lopputilanteen mittareita.
Näin palvelu etenee
1. Maksuton alkukartoitus
Varmistamme 30 minuutin keskustelussa, sopiiko yrityksen tilanne pilottiin ja mikä prosessi kannattaa valita tarkasteluun.
2. Ajankäytön ja nykytilan kartoitus
Keräämme sovitulta ajalta tiedot omistajan tehtävistä, keskeytyksistä, toistuvista päätöksistä ja prosessin nykyisestä etenemisestä.
3. Vastuut, toimintamalli ja ratkaisut
Jaamme tehtävät ryhmiin, määrittelemme vastuut ja päätösoikeudet sekä suunnittelemme valittuun prosessiin tarvittavat työkalut ja automaatiot.
4. Käyttöönotto
Rakennamme sovitut toimintatavat, ohjeistamme henkilöt ja otamme uuden mallin käyttöön rajatussa prosessissa.
5. Mittaus ja päätöspalaveri
Vertaamme lähtö- ja lopputilannetta, käsittelemme havainnot johdon kanssa ja sovimme, mitä mallista kannattaa seuraavaksi vakiinnuttaa tai laajentaa.
Toteutusaika on yleensä 4–6 viikkoa sovitun aineiston ja lähtötietojen toimittamisesta.
REFERENSSIPILOTTI
3 900 € + alv
Pilottietu 2 000 € / 34 %
Palvelun suunniteltu hinta pilotointivaiheen jälkeen on 5 900 € + alv. Referenssipilotti on saatavilla kahdelle ensimmäiselle soveltuvalle yritykselle.
Pilottihinta edellyttää lähtö- ja lopputilanteen mittaamista, palautteen antamista sekä lupaa käyttää tuloksia referenssinä vähintään anonyymisti. Referenssikäyttöön otetaan vain asiakkaan erikseen hyväksymät tiedot.
Pilotin tarkka rajaus
Pilottihintaan sisältyy
-
yhden omistajan tai toimitusjohtajan ajankäytön rajattu kartoitus;
-
yksi selkeästi rajattu liiketoimintaprosessi;
-
enintään viiden prosessiin osallistuvan henkilön vastuiden tarkastelu;
-
tehtävien jako ryhmiin säilytä, delegoi, automatisoi ja lopeta;
-
vastuiden, päätösoikeuksien ja poikkeustilanteiden määrittely;
-
3–5 automaatiota tai dokumentoitua, toistettavaa käyttötapaa;
-
tarvittavat työpajat ja täydentävät haastattelut;
-
toimintamallin kirjallinen ohjeistus ja käyttöönotto;
-
sovittujen lähtö- ja lopputilanteen mittareiden vertailu;
-
johdon päätöspalaveri ja yksi kohtuullinen tarkennuskierros.
Palveluun ei sisälly
-
koko yrityksen organisaatio- tai järjestelmäuudistus;
-
useiden erillisten prosessien samanaikainen kehittäminen;
-
laaja räätälöity ohjelmistokehitys;
-
jatkuva virtuaaliassistentti- tai operatiivinen tukipalvelu;
-
henkilöstön rekrytointi, ulkoistaminen tai työsuhteisiin liittyvä juridinen neuvonta;
-
ohjelmistolisenssit tai maksulliset ulkopuoliset integraatiot;
-
tietyn tuntimäärän tai euromääräisen hyödyn takaaminen.
Jos yrityksen tarve ylittää pilotin rajauksen, saat ennen lisätöiden aloittamista erillisen kiinteähintaisen tarjouksen. Lisätyötä ei tehdä ilman hyväksyntääsi.
Valitaan yksi prosessi, jolla on todellinen vaikutus omistajan arkeen
Mahdollisia pilottiprosesseja ovat esimerkiksi:
-
myynnin ja tarjousten seuranta;
-
asiakkuuksien johtaminen ja sovitut jatkotoimet;
-
henkilöstön tehtävien delegointi ja seuranta;
-
kokousten päätösten muuttaminen tehtäviksi;
-
johdon viikko- tai kuukausiraportointi;
-
reklamaatioiden ja poikkeamien käsittely;
-
toistuvien hyväksyntöjen ja tiedonhakujen vähentäminen.
Sopiva prosessi valitaan alkukartoituksessa sen perusteella, kuinka paljon se kuormittaa omistajaa, kuinka usein se toistuu ja voidaanko muutosta mitata luotettavasti.
Omakohtaista kokemusta työn järjestelmällisestä siirtämisestä
Andre Loran – yrittäjä ja liiketoiminnan kehittäjä
Andre on ottanut omassa liiketoiminnassaan käyttöön ChatGPT:n, monday.comin, automaatioita ja järjestelmällistä delegointia. Työtä ei ole vain siirretty toisille, vaan samalla on määritelty vastuut, päätösoikeudet, seuranta ja tilanteet, joissa asia palautuu johdon käsiteltäväksi.
Näiden muutosten avulla Andre on siirtänyt arviolta noin 60 % omasta aiemmasta työpanoksestaan Avicanin kehittämiseen. Tulos kuvaa hänen omaa liiketoimintaansa ja toimii kokemuspohjaisena näyttönä. Se ei ole lupaus asiakkaalle vapautuvasta ajasta.
Omakohtaista näyttöä ajan vapauttamisesta
noin 60 %
Omasta työpanoksesta siirretty Avicanin kehittämiseen
Tulokset kuvaavat Andren omaa liiketoimintaa ja siinä toteutettuja muutoksia. Asiakkaan tulos riippuu lähtötilanteesta, valitusta prosessista, henkilöstön osallistumisesta ja sovittujen toimintatapojen toteutumisesta.
Miten ajan vapautumista mitataan?
Mittarit valitaan yrityksen ja pilottiprosessin mukaan. Lähtö- ja lopputilanteesta voidaan seurata esimerkiksi:
-
omistajan prosessiin käyttämää aikaa viikossa;
-
omistajalle tulevien toistuvien kysymysten, hyväksyntöjen tai keskeytysten määrää;
-
niiden tehtävien osuutta, jotka valmistuvat ilman omistajan osallistumista;
-
prosessin läpimenoaikaa;
-
poistettujen manuaalisten työvaiheiden määrää;
-
sovittujen tehtävien valmistumista määräajassa;
-
henkilöstön kykyä ratkaista ennalta määritellyt tilanteet itsenäisesti.
Pilotille ei aseteta yleistä tuntisummaa koskevaa tuloslupausta. Tavoitetaso sovitaan vasta lähtötilanteen kartoituksen jälkeen, jos se voidaan määritellä luotettavasti.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä prosessi kannattaa valita pilottiin?
Paras kohde on usein toistuva prosessi, joka aiheuttaa omistajalle paljon keskeytyksiä, seurantaa tai päätöksiä. Prosessin pitää olla riittävän rajattu, jotta uusi toimintamalli voidaan ottaa käyttöön ja sen vaikutusta mitata 4–6 viikon aikana.
Pitääkö yrityksen ottaa käyttöön uusia ohjelmistoja?
Ei välttämättä. Aloitamme nykyisistä työkaluista ja toimintatavoista. Uutta ohjelmistoa ehdotetaan vain, jos se tukee sovittua tavoitetta ja hyöty on perusteltavissa.
Sisältyvätkö ohjelmistolisenssit hintaan?
Eivät. Mahdolliset ohjelmistolisenssit ja maksulliset ulkopuoliset integraatiot hyväksytään etukäteen ja laskutetaan erikseen.
Tarkoittaako automatisointi henkilöstön vähentämistä?
Ei. Pilotin ensisijainen tavoite on poistaa tarpeetonta käsityötä, selkeyttää vastuita ja vapauttaa omistajan aikaa. Mahdolliset henkilöstöpäätökset kuuluvat asiakkaalle eivätkä sisälly palveluun.
Kuinka paljon aikaa palvelu vapauttaa?
Vapautuvan ajan määrä riippuu yrityksen lähtötilanteesta, valitusta prosessista ja siitä, miten uusi toimintamalli otetaan käyttöön. Siksi emme lupaa yleistä tuntimäärää. Sovimme mitattavan tavoitteen lähtötilanteen kartoituksen perusteella.
Voidaanko hinnoittelusta sopia osittain tulosperusteisesti?
Mahdollisesti. Tulosperusteinen osa voidaan sopia erikseen, jos vapautunut työaika voidaan mitata luotettavasti. Tällöin suosimme kiinteää aloitusmaksua ja etukäteen sovittuja tulosportaita.
Käsitelläänkö yrityksen tiedot luottamuksellisesti?
Kyllä. Tietojen käsittely, käyttöoikeudet ja säilytys sovitaan ennen aineiston vastaanottamista. Tekoälyratkaisuihin ei viedä luottamuksellista aineistoa ilman erikseen sovittua ja tietoturvallista toimintatapaa.
Sitooko pilotti jatkotoimeksiantoon?
Ei. Omistajan ajan vapautuspilotti on itsenäinen palvelu. Pilotin jälkeen asiakas voi jatkaa toimintamallin käyttöä itse tai pyytää Avicanilta erillisen tarjouksen sen laajentamisesta.