Revenue alone does not show what actually drives profit
A company can grow while becoming less profitable. Profitable customers may mask loss-making contracts, costs can rise unnoticed, and resources may be allocated to work that does not generate sufficient margin.
When information is scattered across accounting records, systems and people’s experience, management may struggle to identify which issue should be addressed first.
The diagnostic is suitable when:
-
profit has declined or fluctuates without a clear explanation;
-
revenue is growing, but profit or cash flow is not improving;
-
personnel or other significant costs have increased;
-
profitability by customer or contract is unclear;
-
several problems have been identified, but their order of priority is unclear.
What do you get from a rapid diagnosis?
1. Ajankäytön ja kuormituksen tilannekuva
Selvitämme, mihin omistajan tai toimitusjohtajan aika kuluu, mitkä tehtävät toistuvat ja missä kohdissa työ tai päätöksenteko pysähtyy yhden henkilön varaan.
2. Säilytä, delegoi, automatisoi tai lopeta
Jaamme valitut tehtävät neljään ryhmään ja sovimme, mitä omistajan kannattaa edelleen tehdä itse, mitä voidaan siirtää muille, mitä voidaan automatisoida ja mistä voidaan luopua.
3. Selkeät vastuut ja päätösoikeudet
Määrittelemme valittuun prosessiin omistajat, vastuut, päätösoikeudet ja tilanteet, joissa asia pitää edelleen nostaa johdon ratkaistavaksi.
4. Yksi uudistettu toimintaprosessi
Rakennamme yhdestä rajatusta prosessista käytännössä toimivan mallin. Se voi liittyä esimerkiksi myynnin seurantaan, asiakkuuksien johtamiseen, tehtävien delegointiin, kokousten jatkotoimiin, johdon raportointiin tai poikkeamien käsittelyyn.
5. Käyttöönotetut työkalut ja toimintatavat
Toteutamme osana sovittua kokonaisuutta 3–5 automaatiota tai dokumentoitua, toistettavaa toimintatapaa. Ratkaisu voi hyödyntää yrityksen nykyisiä järjestelmiä, monday.comia, ChatGPT:tä tai muita soveltuvia työkaluja.
6. Ohjeistus ja mitattava seuranta
Dokumentoimme toimintamallin, opastamme siihen osallistuvat henkilöt ja vertaamme sovittuja lähtö- ja lopputilanteen mittareita.
This is how the service progresses
1. Maksuton alkukartoitus
Varmistamme 30 minuutin keskustelussa, sopiiko yrityksen tilanne pilottiin ja mikä prosessi kannattaa valita tarkasteluun.
2. Ajankäytön ja nykytilan kartoitus
Keräämme sovitulta ajalta tiedot omistajan tehtävistä, keskeytyksistä, toistuvista päätöksistä ja prosessin nykyisestä etenemisestä.
3. Vastuut, toimintamalli ja ratkaisut
Jaamme tehtävät ryhmiin, määrittelemme vastuut ja päätösoikeudet sekä suunnittelemme valittuun prosessiin tarvittavat työkalut ja automaatiot.
4. Käyttöönotto
Rakennamme sovitut toimintatavat, ohjeistamme henkilöt ja otamme uuden mallin käyttöön rajatussa prosessissa.
5. Mittaus ja päätöspalaveri
Vertaamme lähtö- ja lopputilannetta, käsittelemme havainnot johdon kanssa ja sovimme, mitä mallista kannattaa seuraavaksi vakiinnuttaa tai laajentaa.
Toteutusaika on yleensä 4–6 viikkoa sovitun aineiston ja lähtötietojen toimittamisesta.
Clearly defined pilot scope
The pilot price includes
-
one company or limited business entity;
-
a maximum review period of 12 months;
-
a maximum of three key data sets;
-
an initial meeting and one follow-up interview;
-
written analysis, 3–7 improvement areas and 90-day progress schedule;
-
90-minute executive closing meeting;
-
one reasonable clarification round.
The service does not include
-
correcting accounting records or performing extensive reconciliations of individual transactions;
-
auditing, due diligence, tax or legal advice;
-
practical implementation of recommended corrective actions;
-
continuous reporting or extensive system integrations;
-
an overall analysis of multiple companies, countries or businesses.
If the company's needs exceed the pilot scope, you will receive a separate fixed-price quote before work begins. Additional work will not be done without your approval.
Valitaan yksi prosessi, jolla on todellinen vaikutus omistajan arkeen
Mahdollisia pilottiprosesseja ovat esimerkiksi:
-
myynnin ja tarjousten seuranta;
-
asiakkuuksien johtaminen ja sovitut jatkotoimet;
-
henkilöstön tehtävien delegointi ja seuranta;
-
kokousten päätösten muuttaminen tehtäviksi;
-
johdon viikko- tai kuukausiraportointi;
-
reklamaatioiden ja poikkeamien käsittely;
-
toistuvien hyväksyntöjen ja tiedonhakujen vähentäminen.
Sopiva prosessi valitaan alkukartoituksessa sen perusteella, kuinka paljon se kuormittaa omistajaa, kuinka usein se toistuu ja voidaanko muutosta mitata luotettavasti.
Practical experience in turning performance around
Andre Loran – entrepreneur and business developer
Avican's approach is based on practical management experience. Andre has led the turnaround of a labor-intensive service company in a situation where the company's continued operations were at risk. The transformation combined competitor and key performance indicator analysis, customer and contract-specific profitability analysis, resource adjustments, margin calculation, and competitive tendering of costs and suppliers.
Measured results from a business led by Andre
noin 60 %
Omasta työpanoksesta siirretty Avicanin kehittämiseen
These figures reflect a business led by Andre. Past performance is not a promise of the client's future performance.
Miten ajan vapautumista mitataan?
Mittarit valitaan yrityksen ja pilottiprosessin mukaan. Lähtö- ja lopputilanteesta voidaan seurata esimerkiksi:
-
omistajan prosessiin käyttämää aikaa viikossa;
-
omistajalle tulevien toistuvien kysymysten, hyväksyntöjen tai keskeytysten määrää;
-
niiden tehtävien osuutta, jotka valmistuvat ilman omistajan osallistumista;
-
prosessin läpimenoaikaa;
-
poistettujen manuaalisten työvaiheiden määrää;
-
sovittujen tehtävien valmistumista määräajassa;
-
henkilöstön kykyä ratkaista ennalta määritellyt tilanteet itsenäisesti.
Pilotille ei aseteta yleistä tuntisummaa koskevaa tuloslupausta. Tavoitetaso sovitaan vasta lähtötilanteen kartoituksen jälkeen, jos se voidaan määritellä luotettavasti.
Frequently asked questions
What materials do you need?
The data is tailored to the company's situation. We usually need an income statement and balance sheet, monthly financial data, and, if possible, customer, contract, service or project-specific information.
Does the information have to be complete?
No, but the material must be sufficiently usable for the agreed review. We assess the suitability of the material in a free initial assessment.
Does the service promise a certain savings or improved results?
No. The service identifies the most important repair items and assesses their potential financial impact. The actual result depends on management decisions and the implementation of the measures.
Does Avican also implement the recommended measures?
Implementation is not included in the price of the rapid diagnosis. The customer can implement the recommendations themselves or request a separate fixed-price offer from Avican.
Is the company's information confidential?
Yes. Data processing, usage rights and storage are agreed upon before receiving the material. Only data that has been specifically approved by the client will be used for reference.
Does the pilot commit to a follow-up assignment?
No. The quick profitability diagnosis is an independent service, and purchasing it does not obligate you to continue cooperation.